Akuntabiliitas Proses Seleksi Kertas Konsep

Jumat, 17 Juli 2009

Setelah proses review selama 1 bulan (15 Juni - 15 Juli 2009), dimana masing-masing anggota panel melakukan review dan memberikan skoring masing-masing pada lembaran skroing yang telah disiapkan oleh saya untuk memudahkan kerja anggota panel dan juga pengumpulan, tabulasi serta rekapitulasi hasil skoring tersebut. Sampai dengan akhirnya Panel Seleksi Kertas Konsep Proyek yang terdiri dari 1 orang mewakili GU UNDP Indonesia, Pemerintah Indonesia dan LEAD Project bertemu untuk pengambilan keputusan kertas konsep mana yang diterima dan ditolak.

1 minggu sebelumnya, saya sebagai orang yang bertanggungjawab di project untuk kertas2 konsep yang masuk telah mengumpulkan hasil review dari semua anggota panel. Selama 5 hari kerja, hasil-hasil review tersebut saya tabulasikan lalu rekapitulasi sehingga mendapatkan skoring terhadap setiap lembaga pengaju kertas konsep. Semua skoring yang dihasilkan saya kategorisasi ke dalam tiga tipe, 1) lolos tanpa perlu diskusi; 2) lolos atau gagal tapi perlu didiskusikan lagi oleh para anggota panel; 3) gagal tanpa perlu diskusi. Dari total 46 kertas konsep proyek telah direview, ditabulasi serta direkap, mayoritas masih harus didiskusikan oleh para anggota panel karena adanya perbedaan skoring individual. Hanya beberapa yang lolos atau gagal tanpa perlu didiskusikan lagi.

Akhirnya, pertemuan panel pada tanggal 17 Juli berlangsung juga walau terlambat dari jam yang disepakati. oleh karena bom Marriot dan Carlton di Kuningan telah memacetkan sebagian jalan di Jakarta sehingga salah satu anggota panel tidak dapat hadir pada waktunya. Untuk itu, kami yang telah ada harus menunggu sambil bercakap-cakap tentang peristiwa teror pagi tadi sambil menonton tv yang tersedia di ruangan tersebut. Berbagai dugaan tentang siapa dibalik teror tersebut pun bermunculan dari masing-masing orang tentunya dengan basis argumentasi masing-masing.

Sekitar 30 menit molor, kami mendapatkan telpon dari anggota panel yang terjebak macet yang meminta agar pertemuan dimulai saja sambil menunggu anggota panel yang belum hadir. semuanya setuju dengan catatan melewati hasil-hasil skoring dari anggota panel yang belum hadir untuk mendapatkan klarifikasi terlebih dahulu baru pengambilan keputusan.

Saat pengambilan keputusan terhadap 3 lembaga dari Sulawesi Tenggara telah dilakukan, anggota panel yang terlambat akhirnya tiba. Diskusi pengambilan keputusan pun dilanjutkan dimana masing-masing anggota panel harus memberikan klarifikasi alias mempertanggungjawabkan hasil skoringnya terhadap kertas konsep yang direviewnya. Oleh karena adanya perbedaan yakni rendah dan tinggi yang lalu menghasilkan akumulasi persentase skoring lolos atau gagal, maka perlu ada klarifikasi misalnya dari anggota yang menghasilkan skoring rendah dan anggota yang mengahasilkan skoring tinggi. Apa alasannya sehingga hasil skoring individual dari anggota panel tersebut muncul seperti yang ditabulasikan. Klarifikasi masing-masing anggota akan memberikan pemahaman dan juga perspektif terhadap hasil skoring sehingga keputusan menerima atau menolak memiliki landasan argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan oleh panel sebagai suatu tim. Dengan demikian, keputusan tersebut tidak hanya bersandar pada hasil akhir rekapitulasi presentasi total, tapi juga alasan-alasannya. Semua alasan-alasan yang menghasilkan keputusan menolak atau menerima satu kertas konsep dicatat oleh salah seorang staf proyek yang diminta khusus bertindak sebagai pencatat. Pertemuan juga dihadiri oleh seorang staf ahli Bappenas yang bertindak sebagai pengamat. Dua anggota panel penasaran dengan persentase individual yang dihasilkan dari hasil skoring mereka sehingga saya harus menjelaskan bahwa hasil mentah skoringnya kemudian dibagi dengan bilangan pembagi 500 untuk mendapatkan persentase rata-rata yang lalu dijumlahkan dengan hasil dari anggota lain kemudian dibagi tiga untuk menghasilkan angka dan persentase rata-rata terhadap masing-masing pelamar yang mengajukan kertas konsepnya. Dengan sistem seperti itu, maka transparansi dan akuntabilitas proses tetap terjaga, karena masing-masing anggota panel tidak akan mengetahui berapa skor dan persentase yang dihasilkan oleh mereka masing-masing. Saya sebagai penanggungjawab pun tidak bisa memainkan hasil skoring karena pada pertemuan tersebut, semua dokumen yang digunakan oleh masing-masing anggota panel akan diperiksa lagi untuk memeriksa silang hasil tabulasi dan rekapitulasi yang saya buat, dengan demikian jika terjadi penyimpangan, maka anggota panel yang memberikan skoring akan mengetahui dan memprotes hasil tabulasi dan rekapitulasi tersebut. Dengan sistem tersebut, maka check and balance terhadap hasil skoring benar-benar terjaga sekaligus mencegah adanya favoritisme terhadap lembaga-lembaga tertentu.

Pertemuan pengambilan keputusan tersebut berakhir jam 11.30 yang menghasilkan sekitar 12 lembaga lolos ke tahap berikut dari 46 lembaga pengusul. Untuk itu, saya kemudian menginformasikan secara singkat proses selanjutnya, yakni surat pemberitahuan dari Proyek ke semua lembaga serta surat dari BAPPENAS ke BAPPEDA2 terkait berisi informasi yang sama tentang proses seleksi dan hasilnya.

Sambil menunggu makan siang yang telah dipesan, masing-masing anggota panel menyibukan diri dengan obrolan tentang berbagai hal, terutama yang terkait dengan masalah teror bom. Berbagai dugaan menguar lagi dengan analisis masing-masing. Pada saat yang sama, Manajer Proyek menginformasikan bahwa semua staf diminta pulang ke rumah masing-masing oleh UNDSS. Instruksi tersebut telah diteruskan kepada semua staf yang berada dalam ruang pertemuan maupun di kantor di Jakarta.

Setelah makan siang, saya dan Proyek Manajer kembali ke kantor. Tidak lama berselang, Manajer Proyek pun balik ke rumah sesuai instruksi UNDSS, staf lain pun susul menyusul, hanya tinggal saya dan Asisten Proyek yang bertahan sampai jam 4 sore karena masih ada pekerjaan yang harus segera diselesaikan. Akhirnya saya selesai dan balik terlebih dahulu meninggalkan Asisten Proyek yang masih mengurus beberapa masalah perjalanan peserta yang akan ke ICAAP di Bali. Ada yang mengubah tanggal dan rute perjalanannya sehingga Asisten Proyek harus segera mengurusnya karena telah time limit dan juga mengingat besok hari weekend serta senin libur resmi nasional.

Dari kantor saya menuju ke gym di FF Grand Indonesia sebagaimana biasa untuk berolah raga sekitar 1 jam lalu sauna atau steam untuk menyergarkan tubuh terlebih dahulu sebelum balik ke rumah. Jalanan sepi saat saya menuju FF GI, demikian pula saat selesai berolah raga dan balik ke rumah. Halte Dukuh Atas dan Bus Transjakarta yang menjadi kendaraan rutin ku tidak lah terlalu penuh sebagaimana biasanya.